Por ejemplo si quisiéramos definir un scope para buscar en el sitio únicamente documentos de Word 2007 (Archivos .docx) realizaríamos los siguientes pasos:
1- Entramos al sitio del Share Service “SharedServices1” y ubicamos la opción Search->Sarch Settings->Scopes->View Scopes y desde aquí creamos un nuevo “scope”:
Ya podríamos añadirle reglas al scope que son las que definen los alcances de las búsquedas, como por ejemplo que busque únicamente en tal dirección o documentos creados por tal usuario. Sin embargo si queremos usar búsquedas de manera que solo encuentre documentos de Word necesitamos hacer algo más primero.
2- Una vez creado el scope necesitamos crear una regla, pero para hacerlo adecuadamente de manera que podemos utilizar propiedades como el FileExtension necesitamos habilitarla para usar en scopes. Para esto vamos al sitio del Share Service y ubicamos la opción Search->Sarch Settings->Crawl Settings -> Metadata property mappings.
Cuando elegimos esta opción se nos muestra lista con todas las propiedades que se encuentran disponibles sin embargo estas no se encuentran habilitadas para usar en los scopes. Para lograr esto elegimos la que deseamos habilitar, en este ejemplo, FileExtension y checkeamos la casilla que dice “Allow this property to be used in scopes”y OK.
3 – Ahora ya podemos crear la regla que necesitamos en el scope. Ubicamos el scope que habíamos creado “Documentos word” y le indicamos “New Rule” para crear a nueva regla.
Una vez en la pantalla que creamos las reglas la configuramos de manera que en el espacio “Scope Rule Type” nos quede seleccionado “Property Query” , En la sección Property Query nos qu de seleccionada la propiedad FileExtension y en el valor igual la palabra “docx”, finalmente debemos indicarle que el Behavior (comportamiento) es requerido.
De esta manera hemos creado un scope con una regla que nos indica que solo buscara documentos docx osea documentos de Word 2007.
5- Importante no olvidar actualizar el scope para que aplique la regla que acabos de crear. Para esto en el sitio del Share Service “SharedServices1” ubicamos la opción Search->Sarch Settings->Scopes->Start update now
4 -Ahora necesitamos que este scope aparezca en el combo que se encuentra en la pantalla de búsqueda de nuestro sitio. Para esto vamos directamente sitio en el que necesitamos aparezca el scope (en nuestro caso el sitio documental) y le damos sobre Site Actions->Site Settings.
Una vez en la pantalla de settings ubicamos la opción Site Collection Administration -> Search Scope
En esta opción se nos muestran los Display Groups, como deberíamos poder apreciar el scope que creamos ,“Documentos Word”, esta en la sección “Unused Scopes” lo que necesitamos hacer es que quede en el grupo “Search Dropdown”, para eso damos clic sobre este ultimo. Nos saldrá entonces para seleccionar los scopes disponibles, Marcamos el que queremos y elegimos en que posición deseamos que aparezca (si hubiese más de un scope) y le damos clic en ok
Y ya con esto nos debería poder aparecer en los combos de búsqueda el scope “Documentos Word”.
